Faktury są podstawowym dokumentem w obrocie gospodarczym, stanowiąc dowód zawarcia transakcji handlowej. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, zarządzanie fakturami to kluczowy element procesu księgowości. Istotnie wpływa to na płynność finansową firmy i pozwala utrzymać prawidłowe relacje z kontrahentami. Wśród różnych typów faktur coraz większą popularność zdobywają faktury ustrukturyzowane, które umożliwiają automatyzację procesów zarządzania danymi. Jeśli chcesz dowiedzieć się, od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe, to kontynuuj czytanie niniejszego artykułu.

Faktury ustrukturyzowane – czym są?

Faktury ustrukturyzowane to specjalne rodzaje faktur elektronicznych, które są generowane w określonym, znormalizowanym formacie. Ich struktura jest określona przez odpowiednie przepisy podatkowe lub standardy branżowe. Celem faktur ustrukturyzowanych jest ułatwienie przetwarzania, wymiany i przechowywania informacji finansowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi. A jeśli chcesz poznać odpowiedź na pytanie: “Faktury ustrukturyzowane – od kiedy są obowiązkowe?”, to przejdź do dalszej części artykułu.

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy obowiązkowe?

Faktury ustrukturyzowane, które są plikami elektronicznymi w formacie XML, zostały wprowadzone w celu uproszczenia procesów księgowości i podatkowych. Są one łatwe do generowania, przesyłania i przetwarzania automatycznego, co znacznie redukuje błędy ludzkie oraz poprawia skuteczność i efektywność zarządzania fakturami.

Wymóg wystawiania takich faktur obowiązuje wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą – zarówno tych sprzedających towary lub usługi na terenie UE, jak i poza nią. Dotyczy to również transakcji między podmiotami z różnych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Pojedyncze kraje mogą jednak wprowadzić dodatkowe wymagania dotyczące faktur ustrukturyzowanych. Na przykład we Francji od stycznia 2023 roku firmy muszą używać znormalizowanego formatu e-invoice dla wszystkich transakcji B2B. Podobnie jest w Czechach, gdzie rząd wprowadził obowiązek stosowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych od stycznia 2024 roku dla kontrahentów publicznych. W Polsce natomiast nie ma jeszcze takiego wymogu.

Faktury ustrukturyzowane – cechy charakterystyczne

Oto kilka cech charakterystycznych faktur ustrukturyzowanych:

  1. Znormalizowana struktura: Faktury ustrukturyzowane posiadają znormalizowaną strukturę, co oznacza, że dane są umieszczone w określonych polach, a informacje o kontrahencie, towarach lub usługach są klarownie sformatowane.
  2. Zawierają kluczowe informacje: Faktury ustrukturyzowane zawierają kluczowe informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, daty transakcji, opisy towarów lub usług, kwoty podatków, sumy ogólne, itp.
  3. Łatwe przetwarzanie: Dzięki znormalizowanej strukturze, faktury ustrukturyzowane mogą być łatwo przetwarzane przez oprogramowanie do obsługi rozliczeń podatkowych oraz systemy finansowe.

Faktury ustrukturyzowane są szczególnie istotne w kontekście elektronicznego fakturowania, ponieważ ułatwiają cyfrową wymianę informacji finansowych między firmami, co przyspiesza procesy księgowe i obniża ryzyko błędów.